在会议的种种组织工作中，会议前的筹备工作最为关键。举行任何会议,皆须先行确定其主题(包括会议名称)。这是会前有关领导已经确定了的。负责筹备会议的工作人员,则应围绕会议主题，将领导议定的会议的规模、时间、议程等组织落实。通常要组成专门班子,明确分工,责任到人。
1.会议时间
一次正式的会议，自然会有时间方面的限制。具体来看,它又分为以下两个向题:
一是举行会议的日期。在确定何时举行会议时，往往需要兼顾会议的实际需要以及气候、环境、客流、节假日等因素。不应在法定节假日或当地有重大活动时 举行会议,除非极有必要。
二是会议时间的长短。它又可分为两方而的向题:其一，整个会议持续的时间。一般而育,举行一次会议的总体时间不宜太久，绝大彩数会议不宜长于2天。其二，每场会议所用的时间。根据经验，每场会议以举行2-3小时为佳。会议一旦开得太久，就会令人疲乏不堪，无精打采。此外,还应当考虑会议中途的休息时间与会议进行中的发言时间。一般而言,每场会议长于2小时就应安排中途休息20分钟左右，会议的普通个人发言时间则大致不应长于30分钟。
2.会议场地
举行会议,首先必须确定场地。会议场地，包括地点与场所等具体问题一是举行会议的地点。举行较为重要的会议，一定要慎重选择地点。选择会议举办地点的原则是安全、方便、幽静。在多数情况下，会议都会安排在本单位所在地举行。如欲在异地举行会议,条件允许的话,最好以全国性、地方性的经济中心、历史文化名城、旅游观光胜地等作为首选。
二是举行会议的场所。确定会议地点后，接下来便要选择其具体场所。选择具体的会议场所时，对其位置、面积、设施、档次与口碑等因素应兼顾。在正常情况下，会议应优先考虑在正规的会议中心、大礼堂或会议室举行。不应忽略的是,会议场所具体条件的好坏,有时会直接影响到整个会议的气氛。
3.及时发出通知 按常规,举行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。它是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件,同时还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。基层会务人员在这方面主要应做好两件事。
第一件事,拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求七项要点组成。拟写通知时,应保证其完整而规范。
第二件事,及时送达。下发会议通知,应设法保证其及时送达，一般须在会前的一周送达或邮寄到与会者手中，使参加会议的人员有足够的时间准备。
4,准备会议文件
要想开好一次会议,就必须认真准备好会议文件。会议文件是指提交会议讨论或有助于审议事项的各类文书材料。这些资料一般应在会前准备妥当。有的文件在与会者报到时就要下发。
需要认真准备的会议文件主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。按照其性质与功能，会议文件分为以下几类:
(1)主旨文件。在每次会议上,主旨文件都是最重要的文件。它包括主题报告、领导讲话、传达提纲、计划草案、决议草案以及开幕词与闭幕词等。
(2)议案文件。它通常是指交付会议议审的文件，包括各项议案及其说明等。
(3）信息文件。它指的是记录、反映会议概况与进程的各项文件。例如，会议记录、会议简报等。
(4)决议文件。它是对会议决议结果的直接反映。例如，纪要、决议，决定公告、通知等。
(5)事务文件。它主要用来为会议服务，包括开会通知、会议细则、参会须知，日程安排、代表名单、生活安排等。 准备上述各类会议文件均应由专人负责,会议文件应按格式规花撰写,并且内控制其数量。
5.会议证件
会议证件多见于重要的大型会议。它是发给与会人员佩戴、使用的一种身份证明。使用会议证件的目的，主要在于会务管理。具体来说，是为了识别身份、统计人数、维持秩序、保证安全，并维护会议的严肃性。会议证件通常分为下述两类：
(1)出席证件。它指的是参加会议者所使用的会议证件，具体又可分为以下四种:
其一,代表证。它发给会议正式代表使用,是规格最高的出席证件，一般均应编号并贴有本人近照。
其二,出席证。它发给会议的正式出席者,持此证可参加本次会议的各种活动。它一般不贴照片,但应标明席次。
其三,列席证。它发给列席会议者。持证可以与会，但不享有正式代表所拥有的权利。列席证的格式与出席证相似。
其四,来宾证。它主要发给与会的嘉宾以及其他特邀代表,以保证其受到照顾。来宾证的格式亦与出席证相同。
(2)工作证件。它是会议工作人员或其他为会议服务者与会时所使用的会议证件。它具体分为以下三种:
其一,工作证。它发给会议工作人员专用，上面均印有姓名、编号,有时还须贴有本人近照。其二,记者证。它发给前来果访会议的记者专用。一般均应注明其单位、姓名、编号。其三,通行证。它专门发给配有汽车的单位或个人,供其车辆出人会场、住地时所使用,它要求注明单位与车号。 制作会议证件，总的要求是美观、规范、实用和易于辨识。一般的小型会议与公司内部日常性会议,均无制作会员证件之必要。
6.会议议程
开会是为了议事,议事自然需婴程序。会议议程，指的就是举行会议的程序。它是会议进行的先后顺序与活动纲领，是对会议所做的有秩序的规范与引导。具体而言，会议议程具体涉及会议的目的、任务、方法，一般成于会前确定。它通常由会议组织、领导机构依据会议宗旨拟定，并应预先提交与会者。
会议的一般议程有三类:一是“报告一讨论一总结”;二是“传达一部署一落实”;三是“议题一议论一议决”一般来说，普通会议的具体议程包括以下大点:一是宣布会议开始;二是介绍会议任务与宗旨;三是大会报告;四是大会讨论波小组讨论;五是大会议决;大是散会。倘若会议议程较多,会期较长,则不仅要向与会者印发具体的会议议程,而且宜将其具体内容列表。
7.会场的排座
举行正式会议时,通常应事先排定与会者，尤其是其中重要身份者的具体座次。越是重要的会议,它的座次排定往往就越受到社会各界的关注。对有关会场排座的礼仪规范,社交人员不但需要有所了解，而且必须认真遵守。在正式的会议上,通常均应讲究座次的排定。座次的排定,具体又分为座位的摆放与座次的高低两个问题。在实际操办会议时，由于会议的具体规模多有不同,因此其具体的座次排定便存在一定的差异。
(1)小型会议。一般指参加者较少、规模不大的会议。小型会议的座次摆放主要有以下几种:一是圆桌式搜放。所有与会者不分主次在一张圆桌周围人座。它适用于人数较少的各类会议，尤其是内部会议。二是方桌式撰放。它与圆桌式大体相似。二者区别在于，一为圆桌，为方桌。三是U字式摆放。将座席放置成英文字母U的形状,主要适用于讲座及培训等小型讲习会。四是E字式摆放。将座席摆放成横置的英文字母E的形状,主要适用于规模不大的座谈会、讲习会、办公会。
小型会议的座次排定的主要特征,是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。
会议主席之位要么设在面门之处，要么设在进门的右侧。小型会议的排座，目前主要有以下三种具体形式;一是自由择座。即不排固定的具体座次,而由全体与会者完全自由地选择座位就座。二是面门设座。一般以面对会议室正门之位为会议主席之座。其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座。三是依景设座。所谓依景设座,是指会议主席的具体位置不必面对会议室正门,而是可以背依会议室内的主要景致，如字画、讲台等。其他与会者的排座,则略同于自由择座。
(2)大型会议。一般是指与会者众多、规模较大的会议。它的最大特点是会场上应分设主席台与群众席。主席台必须认真排座,群众席的座次则可排可不排。具体而言,确定座次时,应非顾下列两点:第一,基本规则。公务会议的座次排列，主要应遵循以下四条规则:面门为上,居中为上,以右为上,前排为上。四条规则往往同时使用。第二，区别对待。参加会议的具体人数不同时,座次的排列应有所区别。
大型会议的座次摆放主要有以下儿种：一是礼堂式摆放。它一般指利用正式礼堂的周定座席。其特点是在群众席正前方设有居高临下的主席台。礼堂式场面较大,多用于大型、特大型会议。二是教室式摆放。它实际上是礼堂式的缩微版，大多配合各种会议室来摆放。在样众席前方亦设有主席台，但二者在同一度之上。多见于中型会议。三是展示式摆放。它的特点是多人在主席台上就座，而台下的群众席不仅较为简易，而且往往可以自由就座。多见于公开的展示会、说明会。四是分组式摆放。它的基本特点是不论具体座席多少、如何进行摆放,均分为几组，每组座席数最大致相近。它适用于分组进行的研讨会。 大型会议的座次主要包括以下两种:
①主席台排座。大型会场的主席台，一般应面对会场主人口。在主席台上的就座之人，通常应当与在群众席上就座之人星面对面之势。在其每一名成员面前的桌上，均应放置双向的桌签。主席台排座,具体又可分为主席团排座、主持人座席、发言者席位三个主席 不同情况。其一，主席团排座。主席团，是指在主席台上正式就座的全体人员。如果是国际会议或是商务会议,主席团位次的座席的排列规则有三:前排高于后排;中央高于两侧;右侧高于左侧。如果是政务会议,则按照中国的传统“以左为尊”。即主席坐中间,第一副职坐左侧,第二副职坐右侧，以此类推。其二，主持人座席。会议主持人，又称大会主席。其具体位置有三种方式可供选择:一是居于前排正中央;二是居于前排的两侧;三是按其具体身份排座，但不宜令其就座于后排。其三，发言者席位。发言者席位,又叫作发言席。在正式会议上,发言者发言时不宜就座于原处。发言席的常规位置有两个:一是主席团的正前方;二是主席台的右前方。
②群众席排座。在大型会议上，主席台之下的一切座席均称为群众席。群众席的具体排座方式有两种:第一，自由式择座。即不进行统一安排，而由大家各自择位而坐。第二，按单位就座。它指的是与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。它的具体依据,既可以是与会单位、部门的汉字笔画的多少、汉语拼齐字母的前后，也可以是其平时约定俗成的序列。按单位就座时,若分为前排后排，则一般以前排为商,以后排为低;若分为不同楼层,则楼层越高,排序越低。在同一楼层排座时，又有两种普遍通行的方式:一是以面对主席台为基准，自前往后进行横排:二是以面对主席台为基准,自左而右进行竖排。
8.常规性准备
负责会务工作时,往往有必要对一些会议所涉及的具体细节问题做好充分的准备工作。
(1)做好会场的布置。对于会议举行的场地要有所选择,对于会场的桌椅要根据需要做好安排,对于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、录音、空调、通风设备和多媒体设备等,应提前进行调试、检查。
（2)根据会议的规定，与外界搞好沟通。比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。
(3)会议用品的采办。有时，一些会议用品，如纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具,还需要补充、采购。
9.会议主持
在商务会议上,主持人成为主席。会议主席主持得好坏,直接影响到会议的质量。
会议的主持人应思维敏捷清晰、具有分析概括能力、有耐心、善观察、善表达、富有幽默感、自制力强，有协调能力、较高的解决问题的技巧。在主持会议时,会议主席主要应当遵守以下6条基本的礼仪规则:
(1)胸有成竹。在主持会议时,会议主席务必对会议的基本状况一清二楚。
不仅要熟悉会议议程、会议文件、会议发言人,而且还要尽可能地了解其他与会议相关的一切情况。
(2)掌握全局。主持会议时，会议主席须善于把擢全局,控制场面。要努力贯彻会议宗旨,采取一切行之有效的措施，保证会议的顺利进行。
(3)控制时间。控制会议时间,是保证会议顺利进行的一项有效措施。一方面要保证准时开会,准时休会;另一方面则要保证每一位发言人都能自觉遵守规定的发言时间。
(4)遵守议程。会议主席在主持会议时，必须无条件地遵守既定的会议议程。变更会议议程须经大会主席团决定,否则不允许随意对会议议程进行任何增减，调整。
(5)平息事端。当会议进行期间出现争吵或其他会议组织者不希望出现的问题时,会议主席应积极充当调解人,帮助有关各方求同存异,解决争端，使会议继续顺利进行。
(6)促进交流。许部会议郴会安排大会发育成各种形式的讨论。不管讨论发言是自由进行还是预先有所准备，会议主席均应积极鼓励、引导与会者在会议上畅所欲言,并且交流、互动。
