接待过程中，要善于倾听客人的谈话,在客人讲话过程中，正视对方，适时地以点头表示尊重，且一举一动都要表示出在认真听对方的陈述，切忌做与交谈无关的动作,如翻看报纸、写东西等，以免让客人有被慢待的感觉。
3.尽可能不接电话
接待客人时，不停地接听电话是一种不礼貌的行为。当客人到来时,应告诉秘书尽量不要让电话打扰客人。如有重要电话,应先向客人说“对不起”,在得到客人谅解后再接听，且要长话短说。
4.尊重与沟通
交谈过程中,不要随意打断、驳斥对方，也不要轻易许诺。不同意对方的观点，要克制情绪，委婉地表达自己的意见。意见一致时也不要喜形于色。同时,能马上答复或解决的事不要故意拖延时间，暂时不能解决的,应告诉对方一个解决方案，约定一下时间再联系。
5.难题的处理
如果交谈中出现某些使自己为难的场面，可以直截了当地拒绝某一要求，也可以含蓄地暗示自己无法做到,请求对方理解。但要注意方式和态度,尽最不要让对方误认为是瞧不起他或有能力而不愿帮忙。如果想结束会见而对方又未察觉,可以婉言告之如“对不起,我还有个十分重要的会议”等，也可以用身体语言提示对方,如间隔性地拾腕看表等。
