做好协调工作的方法
做好协调工作可采用的方法,大体可分为两种类型。一类是适用于一切领域的普通方法;一类是适用于特定对象的特殊方法。现分别说明如下:
1.普通方法
(1)目标管理法。目标管理法指制定目标,提出措施与要求,安排进度,确定考核标准,并组织执行的一种方法。通过目标管理可以把组织或企业的目标落实为各个部门和成员的工作任务和责任,运用责、权、利相结合的原则,统一员工的思想和行动。
(2)系统分析法。系统论认为,系统是由互相联系、互相制约、互相作用、互相依存的若干组成部分组合而成的,具有特定功能和性质的统一体。 系统具有层次性,主系统可以包括若干分系统。系统分析法就是把组织中各个组成部门和人员都看作构成要素,广泛开展各种对话活动。通过相互之间的对话过程,交流意见,商量问题,消除分歧,实现统一步调。
(3)综合治理法。综合治理法是针对某一问题,按照管理目标,组织有关部门进行协商,并按部门的职能与职责分工合作,共同配合解决这一问题。征求意见和进行决策时采用座谈会法或调查研究法,都属于综合治理法的范畴。
2.特殊方法
(1)文件会签法。进行相关方之间信息沟通,签发文件是有效的途径。文件会签是提高文件质量和效益,增强文件的严肃性、权威性和可行性,顺利推进工作的好方法。文件会签的方式有三种:一是会议会签。 将有关部门或单位集中在起开会, 对文稿和问题进行认真对论,仔细磋商,取得一致意见后, 进行会签,保证贯彻执行。二是专业会签。对一些专业技术性较强的文件,采用专业会签进行协商。如订立合同,甲乙双方或方往往不是一个公司,而是几个公司联合,因此,在拟定合同草案时,必须要在多方认可的基础上会签,这样便于执行和检查。三是信函会签。对涉及范围广,暂时需要广泛征求意见的公文,采用信函会签方式,把初稿打印若干份,附上要求,寄送有关部门征求意见,这样,报告或文件形成或下达后,有助于按文执行,效果良好。
(2)冷、热处理法。由于矛盾的特殊性,决定了协调方法的多样性。同样一件事,有时需要热处理,有时需要冷处理,应视不同情况而定。实行冷处理法就是遇到激烈的矛盾冲突时,先缓和紧张气氛,然后再作处理。这种方法,对“冲突型”的人际关系处理更为适宜。实行热处理法就是遇到矛盾冲突时,要趁热打铁,迅速作出处理。另外,一些不协调现象的产生与发展直到暴露总有个量变到质变的过程,协调工作必须紧紧地跟上去。要防止矛盾的继续激化,不要等撞了车、卡了壳才去解决。如有些事情不宜降温和冷加工,就必须雷厉风行,及时处理。
(3)心理协调法。心理协调法是把管理心理学引人协调工作。管理者应该适应工作需要,加强有关组织心理学方面的研究。第一,要加强单位内部个体的与群体的社会心理和行为的研究与管理,使之为实现组织目标服务;第二,要利用协调功能,明确各部门、各系统及其工作人员的职责,并满足他们物质上与精神上的需要,以调动他们的积极性,为实现组织目标而努力;第三,要努力学习有关组织心理学方面的知识,借助这些知识来提高管理质量和协调效率。